À quoi sert un Logiciel de suivi des dépenses ?
En économie, on dit qu’un entrepreneur ou qu’un directeur doit gérer son entreprise en bon père de famille. Cela implique de veiller sur la santé de sa structure, mais aussi sur celle de ses employés, avec bienveillance, patience et avec cette petite pointe de souci qui le / la pousse à s’assurer que tout est en ordre (le plus souvent possible).
Quoi de plus vrai avec les dépenses ? Qui n’a pas vu un ami ou un parent cocher méticuleusement ses dépenses sur un relevé de compte en banque ? De ce souci des dépenses peut naître une grande force stratégique, car si les bénéfices sont l’objectif ultime d’un projet entrepreneurial, les préserver intacts, avec des dépenses modérées et utiles est un coup de maître.
La santé d’une entreprise dépend grandement de ses ressources disponibles. C’est pour cela que des indicateurs comme le BFR ou la Capacité d’AutoFinancement existent. Pour aider les entreprises à préserver ces ressources, les entrepreneurs peuvent s’appuyer sur les logiciels de suivi des dépenses.
Anticipation & Maîtrise
Suivre ses dépenses est primordial pour plusieurs raisons. Tout d’abord, c’est une manière de connaître ses charges fixes et variables ; donc de déterminer des budgets pour pouvoir les assumer. Une fois ce budget établi, la logique voudrait que vous ne soyez pas en capacité de le dépasser. Suivre ses dépenses limite donc les dépenses inutiles et privilégie les dépenses habituelles. Vous ne serez ainsi probablement pas tenté de dépenser de manière imprévue, encore moins dans quelque chose qui pourrait s’avérer inutile.
Une fois que vos charges habituelles sont connues, c’est le moment d’anticiper sur les charges annuelles (comme les impôts, les renouvellements de contrats d’assurance ou de prestataires de services). Ainsi, lorsqu’arrive un hiver financier, vos bûches sont bien au sec, prêtes à vous fournir un foyer rassurant.
Dernier point, vous aurez une meilleure visibilité sur vos profits et donc sur l’axe stratégique que vous allez choisir d’adopter (investissement, autofinancement, dividendes…)
Quel logiciel choisir ?
Avant toute chose, demandez-vous de quoi vous avez besoin pour gagner du temps et être plus serein. Est-ce que vous avez beaucoup de tickets de caisse que vous souhaitez scanner ? Doit-il y avoir une application mobile disponible ? Ce logiciel peut-il les synchroniser avec votre logiciel de comptabilité ? Voici quelques avantages que vous devriez pouvoir attendre de votre logiciel de suivi des dépenses :
- La possibilité d’extraire des données depuis une facture ou des reçus : C’est une saisie très chronophage lorsqu’elle est manuelle et vous allez pouvoir vous l’éviter à l’avenir. Il existe aussi la possibilité de numériser directement des documents papier pour encore plus d’efficacité. Lorsque vous sortez du magasin, prenez votre reçu ou votre facture en photo, et les données sont synchronisées dans l’application.
- L’établissement d’un budget, divisé par catégories, avec pointage. En effet, c’est l’élément de base que vous allez chercher dans un logiciel de suivi de dépenses: établir, mettre à jour et suivre vos budgets pour les respecter au maximum et être solide sur vos appuis financiers. Vous pourrez ainsi associer chaque dépense à un secteur ou à une opération en particulier.
- La disponibilité sur plusieurs appareils de manière synchronisée. Peut-être que vous êtes micro-entrepreneur, ou chef d’entreprise unipersonnelle. Si ce n’est pas le cas, donnez la possibilité à vos employés de signaler leurs dépenses sur n’importe quel support avec stockage des justificatifs. Le service compta va vous adorer.
D’autres fonctionnalités intéressantes comme la carte bleue synchronisée ou l’établissement de rapports de dépenses peuvent vous intéresser. Ces options vont aussi dépendre du budget que vous êtes prêt à mettre dans un logiciel de suivi de dépenses (eh oui, il y a aussi un budget pour cela !)
Tout va dépendre de votre style de dépense (en physique ou dématérialisé) de la taille de votre entreprise (unipersonnelle ou avec plusieurs employés) et des informations que vous souhaitez extraire de vos dépenses (respect du budget, rapport de dépenses, secteur de dépense…)
