Comment se déroule un enregistrement comptable ?
L’enregistrement comptable, comme nous l’avons vu dans l’exemple du stand de limonade, consiste à enregistrer tous les mouvements d’entrées et de sorties de l’entreprise. C’est l’écriture de base sur laquelle repose toute la comptabilité. Grâce à elle, tous les mouvements de l’entreprise sont enregistrés et triés dans des comptes. Les comptes sont identifiables grâce à un numéro (512 Banque, 401 Fournisseurs, 101 Capital). Plus ce numéro comporte de chiffres, plus il est loin dans la famille du compte principal et donc plus il est précis (exemple: 44566 TVA sur autres biens et services).
Pour connaître les différents intitulés de comptes, et à quelle famille ils appartiennent, nous utilisons le Plan Comptable. En réalité plus la comptabilité d’une entreprise est simple (sous-entendu, moins elle comporte de comptes différents) plus les comptes utilisés seront génériques. En revanche, plus les entrées et sorties sont spécifiques, plus il faut entrer dans les détails des familles de compte. Les entreprises utilisent parfois des plans comptables spécifiques, comme le plan comptable hôtelier, pour les hôtels et les restaurants.
Les micro-entreprise sont, quant à elles, dispensées d’écritures comptables. Il suffit de pouvoir justifier les entrées et sorties d’argent.
L’écriture comptable, un jeu d’équilibriste
Une fois que nous connaissons les comptes qui sont associés à une certaine opération (un achat, un investissement, une dette), nous pouvons attribuer les montants propres à chaque compte. C’est ce que l’on appelle la saisie comptable.
On respectera pour ces écritures le principe de la partie double. Chaque entrée correspond à une sortie et inversement. Pour simplifier, si un client achète pour 100€ de produits, le compte client indique une sortie de 100€ et celui de la banque reçoit une entrée du même montant. Tout doit s’équilibrer, sinon, c’est qu’il faut corriger !
Pour pratiquer une écriture comptable, on se munira tout d’abord du justificatif, puisqu’en cas de contrôle, chaque mouvement doit pouvoir être justifié. Ensuite on choisira le journal qui correspond à la nature de notre mouvement (journal des ventes, journal de banque, journal des opérations diverses…). Vient ensuite le libellé qui contient les informations de l’écriture (les montants, la date et les comptes associés). Et pour finir, nous associons cette écriture avec la pièce justificative initiale, et tout est dans l’ordre.
Si votre comptabilité est un grand livre, les enregistrements en constituent les lignes. Aussi surprenant que cela puisse paraître, absolument tout se comptabilise, même la perte de valeur d’un stock. Les dépréciations ou provisions doivent être renseignées, de même que les ristournes, avoirs, ainsi que les pertes ou, nous vous le souhaitons, les bénéfices.